Ohne Dokumentation bleibt das Werk eines Spezialisten immer ein Buch mit sieben Siegeln. In der Vergangenheit gab es des öfteren die Tendenz, sich dadurch unentbehrlich zu machen, dass man sein Know-how nicht vollständig preisgab.

In Zeiten des “Teamworking” erhält das Werk erst durch die Dokumentation einen wirklichen Nutzwert. Die Komplexität heutiger Produkte erlaubt eine Weiterentwicklung nur noch im Team. Den einsamen Erfinder, der im stillen Kämmerlein eine völlig neue Sache aus der Taufe hebt, gibt und gab es nicht. Deshalb kann ein Spezialist nur noch etwas neues schaffen, wenn er Wissen entgegen nimmt und weitergibt. Damit dieser Know-how-Transfer möglichst reibungslos abläuft, ist es sinnvoll, die Weitergabe von Wissen in größeren Teams durch Standards zu vereinfachen. In der Dokumentation bedeuten Standards Festlegungen zu Speicherort, Versionierung, Gliederung, usw.

Geht der Standard dann auch noch auf verschiedene Darstellungsmethoden ein, so dass es sich bei der Dokumentation nicht um reinen Text handelt, sondern visuell oder multimedial gestaltet wurde, fällt die Aufnahme des vermittelten Know-how leichter. Es sollten also außer reinem Text auch Grafiken und Animationen unterstützt werden.

Auch nach außen ist ein solcher Standard sinnvoll, da der Betrachter und Leser sich an ein einheitliches Erscheinungsbild gewöhnen kann und andere Standards, wie die Vorgaben der Marketing-Abteilung, leichter einzuhalten sind. Zusätzlich ist durch den Einsatz von portablen Formaten und Signierung ein leichter Austausch und die Sicherstellung der Echtheit über die Unternehmensgrenzen hinweg gesichert.

Nicht zuletzt vereinfacht ein solcher Standard die tägliche Arbeit. Die Erstellung von Dokumentationen ist bei Spezialisten sehr oft ein notwendiges Übel. Bekommt der Spezialist ein ordentliches Werkzeug zur Erledigung dieser Aufgabe an die Hand, ist eine zeitnahe Umsetzung wahrscheinlicher. Der Frust, der entsteht, wenn wichtige Dokumentationen auf die lange Bank geschoben werden, wird somit vermieden.

Zusätzlich trägt eine standardisierte Dokumentation erheblich zur Wertschöpfung im Unternehmen bei, da dadurch die Geschwindigkeit der Lösungsimplementation, die Qualität der Produkte und das Basis-Know-How im Unternehmen verbessert werden.

Im allgemeinen wird die Erstellung der Dokumentation dadurch erschwert, daß die Daten, die in eine Dokumentation integriert werden sollen, aus den unterschiedlichsten Quellen stammen. Hier kann eine saubere Planung und die Erstellung von Hilfsmitteln zur Automatisierung der Datenaquisition eine besonders große Hilfe sein. Es gilt beispielweise die Datenbasis von Netzwerkmanagementsystemen zu nutzen oder die Ausgaben von Systemen zur Steuerung von Telefonanlagen einzufügen. Wird diese Integration von Daten in die Dokumentation besonders sorgfältig vorbereitet, ist eine spätere Aktualisierung umso einfacher.

Um diesem Umstand Rechnung zu tragen wurden in verschiedenen Projekten Grundlagen geschaffen, um unseren Kunden die Präsentation, die Dokumentation und damit den Know-how-Transfer zu den geschaffenen Produkten zu vereinfachen und ein geschlossenes Bild nach außen abzugeben.

Dies ist nur ein kleines Beispiel für die Umsetzung von Leitideen in der Informationstechnologie in mittelständischen und großen Unternehmen. Das Resultat ist jedoch ein erhöhter Gewinn und ein erhöhter Wert des Unternehmens durch Effizienzsteigerung in der Informationstechnologie.

HJM (aus dem Jahr 2002)